2.1 Σύστημα τακτικών συναντήσεων

Το Πολυμερές Φόρουμ λειτουργεί μέσω συστήματος τακτικών συναντήσεων. Η Ολομέλεια συνεδριάζει κάθε δύο μήνες και αποτελεί το ανώτατο όργανο λήψης αποφάσεων. Οι Ομάδες Εργασίας συναντώνται σε μηνιαία βάση, εστιάζοντας σε συγκεκριμένες θεματικές. Κάθε έξι μήνες διοργανώνονται Ανοιχτές Συναντήσεις, εξ ορισμού ανοιχτές σε όλους τους ενδιαφερόμενους εντός και εκτός Φόρουμ.

2.2 Κύκλοι συν-δημιουργίας

Η λειτουργία του Φόρουμ βασίζεται σε εννεάμηνους κύκλους συν-δημιουργίας:

• Μήνες 1-3: Διάγνωση αναγκών και καθορισμός προτεραιοτήτων μέσω ερωτηματολογίων, δημόσιων διαβουλεύσεων και αναλύσεων.
• Μήνες 4-6: Ανάπτυξη συγκεκριμένων δεσμεύσεων μέσω συνεργατικών εργαστηρίων και τεχνικών ομάδων.
• Μήνες 7-9: Οριστικοποίηση και έγκριση Σχεδίου Δράσης από το αρμόδιο Υπουργείο, μετά από δημόσια διαβούλευση τουλάχιστον 6 εβδομάδων.

2.3 Ρόλος στην υλοποίηση και παρακολούθηση

Μετά την έγκριση κάθε Σχεδίου Δράσης, το Φόρουμ μετατρέπεται σε μηχανισμό παρακολούθησης: οι Ομάδες Εργασίας παρακολουθούν την πρόοδο, παρέχουν τεχνική υποστήριξη και εντοπίζουν εμπόδια. Κάθε τρεις μήνες διοργανώνονται συναντήσεις προόδου. Το Φόρουμ δύναται να δημοσιεύει περιοδικές εκθέσεις προόδου και συμμετέχει ενεργά στη διαδικασία αξιολόγησης από τον Ανεξάρτητο Μηχανισμό Αξιολόγησης (IRM) του OGP.

2.4 Μηχανισμοί συμμετοχής

Το Φόρουμ λειτουργεί με υβριδικό μοντέλο που συνδυάζει φυσική και ψηφιακή συμμετοχή. Οι συναντήσεις πραγματοποιούνται κυρίως στην Αθήνα, αλλά οργανώνονται και περιφερειακές συναντήσεις. Η ψηφιακή πλατφόρμα του Φόρουμ παρέχει δυνατότητες διαδικτυακής συμμετοχής.

2.5 Διαδικασίες λήψης αποφάσεων

Η κύρια μέθοδος λήψης αποφάσεων είναι η επίτευξη συναίνεσης μέσω διαλόγου. Όταν η συναίνεση δεν είναι εφικτή, εφαρμόζεται ειδική πλειοψηφία δύο τρίτων. Όλες οι αποφάσεις καταγράφονται στα πρακτικά και δημοσιεύονται στην ιστοσελίδα του Φόρουμ.